Badatelský řád oddělení písemných archiválií Národního filmového archivu

 

Čl. 1

Obecná ustanovení

1)     Badatelský řád oddělení písemných archiválií Národního filmového archivu v Praze (dále jen řád) je vydaný na základě § 36 písm. a) zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě o a změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů (dále jen zákon). Řád vychází z přílohy č. 3 (Vzorový badatelský řád) k vyhlášce č. 192/2009 Sb., kterou se mění vyhláška č. 645/2004 Sb., kterou se provádějí některá ustanovení zákona o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů. V souladu § 16  bod (2) vyhlášky č. 645/2004 Sb. je řád rozšířen o vlastní ustanovení, která vycházejí ze zvláštních podmínek Národního filmového archivu (dále jen NFA).

2)     Řád se vztahuje na zpřístupňování písemných archiválií a sbírek soudobé dokumentace vedených v základní evidenci Národního archivního dědictví NFA. Zpřístupňování, nahlížení a poskytování písemných archiválií se rovněž řídí Výpůjčním řádem NFA, jehož součástí je i Ceník poskytovaných služeb, který vychází z přílohy č. 4 vyhlášky č. 192/2009 Sb. (Ceník služeb poskytovaných veřejnými archivy).

3)     Nahlížet do archiválií lze jen po splnění podmínek stanovených v zákoně a v prostorách k tomu určených (dále jen badatelna). Do prostor, v nichž jsou archiválie uloženy, nemají žadatelé o nahlížení (dále jen badatel) přístup. Při zpřístupňování archiválií ze sbírek soudobé dokumentace (fotografie z českých hraných filmů, české plakáty k českým filmům) se předkládají jejich digitální faksimile v náhledech z databází.

4)     Badatelna oddělení písemných archiválií NFA je umístěna v přízemí sídla ředitelství NFA - Malešická 14, Praha 3; tel.: 271 770 509, l. 137, 138; e-mail: badatelna@nfa.cz. Další kontakty jsou k dispozici rovněž na webových stránkách NFA na adrese http://www.nfa.cz/badatelna-opa-nfa.html. Návštěvní dny jsou pondělí a středa, provozní doba po oba dny je 9 – 12 hod., 13 – 18 hod.). V čase mezi 12 – 13 hod. je badatelna pro badatele uzavřena. Případné uzavření badatelny zveřejní NFA na svých webových stránkách na adrese http://www.nfa.cz .

5)     Před návštěvou badatelny je badatel povinen – vzhledem ke kapacitě míst – zajistit si rezervaci místa prostřednictvím kontaktů uvedených v čl. 1. odst. 4).

6)     Badatel před vstupem do badatelny odloží plášť, příruční zavazadla a jiné obdobné věci na místě k tomu určeném. Do badatelny může badatel vstupovat pouze s perem, tužkou, vlastními volnými listy papíru bez desek a záznamovým zařízením jako je fotoaparát, kamera, příruční skener nebo přenosný počítač bez pouzdra. Po ukončení studia předloží badatel své věci ke kontrole za účelem zjištění, zda neodnáší archiválie z badatelny (zejména rozevře přenosný počítač, skener, předloží přinesené listy papíru). Věci, které si badatel s sebou do badatelny přináší, předloží na vyžádání ke kontrole i před zahájením studia v badatelně. Do badatelny nemají přístup osoby znečištěné, pod vlivem alkoholu, drog nebo osoby ozbrojené.

7)     Badatel se při vstupu do badatelny zapíše do knihy návštěv badatelny, kde uvede datum návštěvy a její účel, dále své jméno, příjmení a podpis.

8)     Badatel vyplní formulář žádosti o předložení archiválií s uvedením svého jména, příjmení, názvu fondu, čísla kartonu, knihy popř. inventárního čísla nebo signatury či folia, které žádá ke studiu a opatří ji svým podpisem a datem. Pro jednu návštěvu lze badateli zpřístupnit archiválie v rozsahu dvou (2) kartonů. Množství jiných evidenčních jednotek archiválií, které lze zpřístupnit pro jednu návštěvu, je třeba individuálně projednat s obsluhou v badatelně. Na přípravu objednaného materiálu si NFA vyhrazuje lhůtu minimálně tří (3) pracovních dnů. Badatel může svůj požadavek zaslat předběžně i prostředky dálkového přístupu (internet, fax nebo telefon). Pokud žádost zaslaná prostředky dálkového přístupu neobsahuje veškeré požadované údaje nebo pokud formulace požadavku na předložení archiválií je nejasná, nepřesná nebo nekonkrétní, považuje se takto zaslaná žádost za informativní a nezávaznou. Takovéto žádosti může být vyhověno v přiměřené lhůtě po jejím upřesnění při osobní návštěvě badatele. Při návštěvě badatelny vyplní badatel formulář žádosti a opatří jej svým podpisem a datem. Formulář žádosti se poté připojí k badatelskému listu a stane se jeho součástí.

9)     V badatelně badatel pravdivě vyplní badatelský list, který je i žádostí o nahlížení do archiválií. Badatel je povinen prokázat svou totožnost občanským průkazem, cestovním pasem, popřípadě jiným osobním dokladem zaměstnanci pověřenému dozorem v badatelně, jenž na základě předloženého dokladu zkontroluje správnost údajů uvedených v badatelském listu. V případě elektronického badatelského listu je badatelský list vyplňován dozorem v badatelně za plné účasti badatele, který po vytištění badatelského listu zkontroluje všechny údaje a badatelský list podepíše. Nový badatelský list badatel vyplňuje vždy pro každý kalendářní rok, ve kterém nahlíží do archiválií, při každé změně účelu nahlížení a při každé změně tématu studia.

10) V badatelně je nutné zachovávat klid, není v ní dovoleno kouřit, jíst, pít a telefonovat. U přístrojů, které si badatel přináší do badatelny, vypne badatel veškeré zvukové signály.

 

Čl. 2

1)      Při nahlížení do archiválií se badatel řídí pokyny zaměstnance pověřeného dozorem v badatelně. Zaměstnanec pověřený dozorem v badatelně může na badateli požadovat, aby při pořizování výpisů a poznámek z některých druhů archiválií používal pouze obyčejné tužky střední tvrdosti. Zaměstnanec pověřený dozorem v badatelně není povinen poskytovat badateli pomoc při čtení textu archiválií, jeho překladu do jiných jazyků, podávání výkladu o historických reáliích souvisejících s archiváliemi apod.

2)      Při nahlížení badatel archiválie co nejvíce šetří. Archiválie nelze používat jako psací podložky, přímo z nich kopírovat průpisovým papírem, podtrhávat v nich, škrtat nebo do nich vpisovat nebo je používat jiným způsobem či k jinému účelu, než je nahlížení. Fyzické poškození archiválie badatelem má za následek, že badateli bude s okamžitou platností ukončeno povolení nahlížet do archiválií.

3)      Badatelům se zakazuje vynášet archiválie z badatelny bez svolení dozoru v badatelně. Vynesení jakékoli archiválie z badatelny má za následek, že badateli bude s okamžitou platností ukončeno povolení nahlížet do archiválií.

4)      Do archiválií vyžádaných badatelem může nahlížet současně jen jedna osoba, a to badatel, do jehož badatelského listu byly archiválie zapsány. V odůvodněných případech (např. didaktických, při exkurzích apod.) může zaměstnanec pověřený dozorem v badatelně povolit nahlížení více osobám.

5)      K nahlédnutí se badateli předkládají archiválie ve lhůtě, celkovém množství a v množství na jeden návštěvní den podle provozních podmínek a technických možností oddělení s přihlédnutím k významu a účelu nahlížení – viz čl. 1. odst. 9). Předkládá se vždy jen takové množství archiválií, jejichž počet a stav při vrácení může zaměstnanec pověřený dozorem v badatelně bez obtíží zkontrolovat.

6)      Archiv nevyhradí badateli archiválie v badatelně, nezahájí-li badatel nahlížení do archiválií do třiceti kalendářních dnů od sjednaného dne pro jejich předložení nebo přeruší-li nahlížení na dobu delší třiceti dnů. Archiválie jsou v badatelně badateli vyhrazeny po dobu nezbytnou k nahlížení. Pokud badatel do vyhrazených archiválií nenahlíží soustavně nebo pravidelně a pokud vyhrazené archiválie sám nevrátí, považují se archiválie za vyhrazené na dobu tří měsíců od data objednání. Po uplynutí této doby lze v odůvodněných případech prodloužit rezervaci na další období, zpravidla na dobu nejdéle do konce kalendářního roku. Při prodloužení se přihlédne též k tomu, zda jsou další žadatelé o nahlížení do předmětných archiválií.

7)      Archiv umožní nahlížet do archiválií jinému badateli, než tomu, jenž si tyto archiválie vyžádal k nahlížení jako první tehdy, jestliže badatel, kterému jsou vyhrazeny jako prvnímu, dá k takovému nahlížení druhým badatelem písemný souhlas nebo jestliže každý z těchto badatelů prokazatelně nahlíží do těchto archiválií za jiným účelem nebo studuje jiné téma. V případě, že by došlo k souběžnému nahlížení dvěma a více badateli, archiv umožní nahlížení do těchto archiválií jen tomu badateli, kterému je archiv vyhradil jako prvnímu. Ve sporných případech rozhodne o dané záležitosti písemně ředitel archivu.

 

Čl. 3

1)      V badatelně je možné při splnění dozorem stanovených podmínek (například zachování klidu v badatelně) a pokud nebudou ostatní badatelé obtěžováni, používat vlastní reprodukční zařízení k pořizování reprodukcí archiválií pro osobní studijní potřebu badatele jen se souhlasem zaměstnance, pověřeného dozorem v badatelně. Souhlas se vyjádří podpisem na badatelem vyplněném formuláři písemné žádosti, jejíž vzor je přílohou vzorového badatelského řádu. Tím není dotčena ochrana případných vlastnických a autorských práv a práv souvisejících. V případě vlastního reprodukčního zařízení v podobě všech druhů fotoaparátů včetně digitálních a fotoaparátů v mobilních telefonech je zakázáno používat blesk.

2)      Badatel po skončení nahlížení do archiválií své místo v badatelně zanechá v řádném stavu. Výpisy, poznámky a jiné pomůcky či věci v badatelně nezanechává, nýbrž si je odnáší s sebou.

3)      Po každém ukončení nahlížení do archiválií je badatel povinen vrátit archiválie v počtu, sledu a stavu, v jakém mu byly předloženy. Porušení má za následek, že badateli bude s okamžitou platností ukončeno povolení nahlížet do archiválií.

4)      Dozor v badatelně je povinen zkontrolovat počet a stav badatelem vrácených archiválií a potvrdit svým podpisem jejich řádné vrácení v badatelském listu ještě před odchodem badatele z badatelny.

5)      Informace získané z archiválií užívá badatel jen k účelu uvedenému v badatelském listu. Při jejich využití ve vědeckých nebo jiných pracích se uvádí název archivu, využité archivní soubory a signatury nebo inventární čísla archiválií (archivní citace), z nichž bylo čerpáno.

6)      Jestliže badatel publikoval práci, která vznikla na základě nahlížení do archiválií uložených v archivu, zašle příslušnému archivu jeden její výtisk (např. edice archiválií). Jestliže čerpal z archiválií uložených ve více archivech, zašle publikovanou práci pouze archivu, z jehož archiválií čerpal nejvíce; ostatním archivům sdělí bibliografické údaje o publikované práci, případně zašle dílo elektronicky ve formátu PDF.

Čl. 4

Využívání archivních pomůcek

1)      Archiv umožňuje nahlížení badatelům do archivních pomůcek po jejich zapsání do badatelského listu.

2)      S archivními pomůckami předloženými k nahlížení, pokud nejsou úředními díly a pokud splňují znaky předmětu ochrany podle autorského zákona, se zachází jako s literárními díly (například úvody k inventářům).

 

Čl. 5

Pořizování reprodukcí archiválií

1)      Reprodukce se poskytují z archiválií, které badatel studuje nebo potřebuje pro účely úřední nebo vlastní práce uvedené v badatelském listu v závislosti na případném předem uděleném souhlasu vlastníka archiválií nebo na ochraně případných autorských práv a práv souvisejících. Reprodukce archiválií se poskytují v závislosti na provozních podmínkách a technických možnostech archivu. Úhrada za tyto služby poskytované archivem na žádost badatelů je stanovena Ceníkem služeb NFA. Zhotovení reprodukcí archiválií kromě xerokopií je třeba objednat v obchodním úseku sekretariátu ředitele NFA (tel.: 271 770 509, l. 127, e-mail: nfa@nfa.cz). Reprodukce archiválií, u nichž to nedovoluje jejich fyzický stav, se neposkytují.

 

Čl. 6

Zapůjčování archiválií za účelem studia mimo NFA

1)      Zapůjčování originálů archiválií k nahlédnutí do jiného archivu, než jsou uloženy, povoluje pouze ředitel NFA a to výjimečně, s přihlédnutím ke smyslu, účelu a okolnostem jejich využívání, bezpečnosti provozu a zajištění ochrany archiválií v místě dočasného uložení a s ohledem na náklady s tím spojené. Archiválie nelze zasílat poštou, nýbrž se vždy za předem dohodnutých podmínek převážejí pověřeným zaměstnancem, jehož k této činnosti určil ředitel NFA.

2)      Zapůjčování originálů archiválií mimo archiv povoluje pouze ředitel NFA a to výjimečně a za podmínek podle odstavce 1) pouze vlastníkovi, případně původci archiválií a státnímu orgánu, orgánu územní samosprávy a osobám, které jsou podle zvláštního právního předpisu oprávněny nahlížet do dokumentů, pokud to účel nahlédnutí z důvodu výkonu úřední funkce vyžaduje. Zapůjčení originálů archiválií nelze odmítnout původci archiválií, jestliže archiválie uložil v archivu na základě darovací či kupní smlouvy a zapůjčení archiválií si ve smlouvě vymínil.

3)      Pokud archiválie uložená ve veřejném archivu není ve vlastnictví České republiky, právnické osoby zřízené zákonem nebo územního samosprávného celku, je k zapůjčení archiválie nezbytný písemný souhlas jejího vlastníka.

4)      Při zapůjčování archiválií je zapůjčovatel povinen vystavit vypůjčiteli revers, obsahující:

a)      přesný soupis zapůjčovaných archiválií,

b)      účel výpůjčky,

c)      datum výpůjčky a lhůtu vrácení archiválií,

d)      jméno, příjmení a adresu trvalého pobytu vypůjčitele podle průkazu totožnosti, pokud jde o fyzickou osobu nebo,

e)      v případě právnické osoby sídlo vypůjčitele a jméno a příjmení jím pověřené osoby

f)        vlastnoruční podpis vypůjčitele nebo jím pověřené osoby a úřední razítko, pokud jde o právnickou osobu.

5)      Zapůjčené archiválie se zapíší do zvláštní knihy výpůjček a zápůjček.

6)      Jestliže vypůjčitel nevrátí zapůjčené archiválie v dohodnuté lhůtě, a nedohodne prodloužení lhůty, nebudou mu další požadované archiválie zapůjčovány až do doby vrácení zapůjčených archiválií.

 

Čl. 7

Využívání knihovny archivu

Knihovna NFA je samostatným oddělením NFA, studijní využívání fondů knihovny NFA se řídí knihovním řádem knihovny NFA.

 

Čl. 8

Exkurze

Při exkurzi do oddělení písemných archiválií NFA se návštěvníci zapisují do knihy návštěv badatelny. Vstup do jiných prostor než do badatelny povoluje písemně ředitel NFA na základě doporučení vedoucího oddělení písemných archiválií. Vstup do jiných prostor než do badatelny se uskutečňuje pouze v doprovodu zaměstnance oddělení písemných archiválií, jehož touto činností pověřil vedoucí oddělení písemných archiválií.

 

Čl. 9

Úhrada za služby poskytované badatelům

1)      Úhrada za služby poskytované archivem na žádost badatelů je stanovena Ceníkem služeb NFA.

2)      Výpůjční řád NFA, podmínky objednávek a Ceník služeb NFA jsou badatelům přístupny k nahlédnutí v badatelně oddělení písemných archiválií nebo na webových stránkách NFA.

Čl. 10

Závěrečná ustanovení

Poruší-li badatel některou ze základních povinností uložených tímto badatelským řádem, může mu být další nahlížení do archiválií odepřeno, popřípadě udělený souhlas odvolán.

 

V Praze dne 1. července 2009                                          Vladimír Opěla, v. r.

                                                                             ředitel Národního filmového archivu